Munkahelyi erőpróbák- azaz jótanácsok Tőletek, Nektek

Négy munkahelyi helyzetre gyűjtöttünk össze tanácsokat Tőletek és Nektek azért, hogy a közmondással ellentétben ne mindenki a saját kárán tanuljon, hanem a mások tapasztalataiból (is).

Megjöttem! - Új kollégaként tettre készen
 
Mivel valószínűleg magatoknak is számos élménye lehet már egy új munkahelyre való beilleszkedésről, így az általános, „gyakranhallottdesosemlehetelégszerelmondani” tanácsok helyett inkább kiragadunk néhány érdekes vagy vicces tanácsot.
Carpe diem! azaz szakítsd le a napot!, mondja a középsuliban tanult latin mondás, de erre itt most nem lesz szükséged. Az első néhány napban a szorgalmas munka mellett még többet figyelj!
Habár egyelőre külső szemlélőként figyelő új kollégaként forradalmi ötleteid lennének a munka megreformálására és egyszerűbbé tételére, ezeket tartogasd későbbre. A fejlesztési javaslataidat jobb inkább a jövőben bevetni, miután megismerted a cég működését, és valóban konstruktív, konkrét ötletet tudsz javasolni, netán a megvalósításhoz elvezető utat is kitaláltad már.
Anna egy másik, praktikus tapasztalatot osztott meg a Meló-Depóval a mosogatásról. „Én mindig a halogatós mosogató típus voltam, laktam koliban is, meg két albérletben, eddig még senkit nem zavart, hogy 2-3 napig gyűjtögettem. Aztán amikor kaptam egy irodai asszisztens diákmunkát, észrevettem, hogy mindenki elmosogat rögtön ebéd után, csak én nem. Másnap már én is elmosogattam, ciki lett volna, ha tíz ember közül csak az én mosatlanom áll ott.”
Bálint arról mesélt, hogy mindig képben kell lenni, ki a fő főnök. Szó szerint képben. „Amikor egy cég debreceni kirendeltségén dolgoztam és egyszerre vártuk a budapesti irodából a főnököt, meg a pizza futárt, aki az elhúzódott megbeszélés utáni vacsit hozta, motor hangot hallottam, és egy bukósisakját éppen levevő 40-es férfi lépett be az irodába. Köszöntem egy laza helló-t, és kezdtem előtúrni a pénztárcámat, hogy fizessek a pizzáért. Ekkor az egyik kollégám egy nagy Szevasz Krisztián! kíséretében köszöntötte a férfit és nagy örömmel betessékelte. Mondanom sem kell, pizza nem volt nála, a pesti főnököt meg Krisztiánnak hívták….”
 
Na de ennyi munkát?! – a prioritások kezelése
 
Ismerős a pillanat, amikor úgy érzed, egyre inkább Neked való a feladat, kezded kapisgálni, hogyan működik a cég, és adott munkafolyamatokba hogyan kell bekapcsolódnod? Ezzel általában az is párosul hogy egyre több munkával bíznak meg, és hirtelen úgy érzed, nyakig el vagy havazva.
A következő lépcsőfok, hogy megtanulj priorizálni. Egyszerre 2-3 feladatnál többel nem érdemes foglalkozni, mert különben csak elaprózódik a figyelmed, és a végén egyik feladat sem készül el időben.
Vegyük például Gábort, aki projektmenedzser egy rendezvényszervező cégnél. „A rendezvényszervezés a folytonos priorizálásról szól. A feladatok fontossági sorrendje sokszor változik, nagyon topon kell lennem, hogy semmi ne maradjon ki. A határidők betartásánál például nagyon fontos azt is figyelembe venni, hogy mennyi időre van szüksége a feladattal utánam foglalkozó kollégámnak, vagy a főnökömnek, hogy átnézze az anyagot a végleges kiküldés előtt. Így az is előfordulhat akár, hogy nekem a határidő lejárta előtt 1-2 nappal be kell fejeznem a munka rám eső részét. Természetesen bármikor jöhet egy olyan SOS feladat, amivel azonnal kell foglalkozni: például amikor az egyik rendezvény előtt pár nappal derült ki, hogy az egyik külföldi vendégnek nincs vízuma, vagy amikor éppen megérkezett a kamion a bútorokkal és nem tudták, hova kell lepakolni. Nem volt könnyű megszokni, hogy a hirtelen közbeékelődött feladatok után újra felvegyem a ritmust és visszatérjek a sorban következő feladatokhoz. Nekem nagy segítség volt, hogy a feladataimat jegyzetfüzetbe vezettem, így vizuálisan is rendszerben és sorrendben láttam a teendőimet, visszalapozva pedig megtaláltam a régebbi feladatokat is. A teendőket persze lehet vezetni egy falra akasztott poszteren, vagy a telefon jegyzet alkalmazásában, ilyen példákat is láttam a kollégáimnál.”
 
Új munkatárs bevezetése a feladatokba
 
Amikor lelkes és becsületes betanítóként elhatározod, hogy az új kollégának mindent, de minden tudást, apró információt átadsz, hogy minél gördülékenyebben vegye az akadályokat.
Ezt jobb, ha inkább azonnal elfelejted. A cél nemes, de a mennyiség ne menjen a minőség rovására!
Légy kedves, segítőkész, és közben próbálj visszagondolni arra, hogy neked mi volt nehézség vagy épp könnyebbség a munka betanulásakor. Lehet, hogy az új kolléga is hasonlóképpen érzi majd, de lehet, hogy éppen fordítva.Figyelj a reakcióira, kérdéseire!
Természetesen fontos egy-egy feladatot részletekbe menően, precízen elmagyarázni, de arra is jusson idő, hogy mindezek hol kapnak helyet a cég életében, miért fontos az adott feladat elvégzése.

Klaudia kereskedelmi asszisztensként dolgozott egy logisztikai cégnél, amikor még egy kollégát vettek fel ugyanarra a pozícióra, így neki kellett betanítania Zitát, és megosztani a munkát kettőjük között.

„Zita nagyon lelkes volt, öröm volt betanítani, sokat jegyzetelt és úgy éreztem, tényleg odafigyel arra, amit mondok. De néhány nap után, mikor már néhány dolgot önállóan is el tudott végezni, mintha csökkent volna a lelkesedése. Nem értettem, hogyan lehetett ez, aztán valahogy önkéntelenül elkezdtem arról mesélni, hogy a cégben miért fontos a mi munkánk, és néhány sztorit is elmeséltem, amikor a korábban általam, de ezután már kettőnk által készített táblázatok vagy összesítések döntő szerepet játszottak egy-egy üzlet megkötésében. Később rájöttem, hogy ez adta meg a végső löketet Zita munkájához, aki ugyan hiába volt szorgalmas az elején, de miután megszokottá vált egy-egy feladat, már nem kötötte le. Amikor pedig megmutattam, hogy mik a további munkafolyamatok a „mi részünk” elvégzése után, visszatért a kíváncsisága és a lelkesedése.”
 
Új főnök, változatlan feladatok
 
Nagyon érdekes szituáció, amikor a feladataid nem, csak a főnök személye változik. Ilyenkor ideiglenesen előfordulhat, hogy sokkal jobban képben vagy a munkával, mint akinek a feladatot kellene kiosztania.

Hidd el, sok múlik ezen az időszakon, mely rugalmasságot és a szokásosnál is nagyobb odafigyelést igényel a részedről. Empátiával és szerény segítőkészséggel fordulj az új főnököd felé! Ha szükségét érzed, akár fel is hívhatod a figyelmét egy-két határidőre, vagy megszokott munkamódszerre, persze véletlenül sem kiokosítás céljából, hanem javaslatként.

Kinga mesélt el nekünk egy esetet, amikor éppen erre lett volna szükség, de akkor igazából bele sem gondolt, hogy lehetősége lett volna tanácsot adni új főnökének.

„Még csak néhány napja lépett be az új főnököm, Dávid a céghez. Titkárnőkként a kolléganőmmel már nagyon jól kialakítottuk a munkamegosztást, a gépezet szinte önmagától működött. Dávid ekkor megkért, hogy állítsak össze egy táblázatot. Ez a táblázat a kolléganőm, Edit feladatai közé tartozott, de azért én természetesen azt mondtam Dávidnak, hogy persze, megcsinálom, közben arra gondolva, hogy majd Edittől kérek segítséget. Nem sokkal később Dávid szólt, hogy mégsem kell megcsinálnom a táblázatot, mert Edit már önszorgalomból elkészítette. Erre én halkan megjegyeztem, hogy ez általában Edit feladatai közé tartozik, válaszként pedig Dávid tök lazán mondta, hogy nyugodtan szóljak, ha ő valamit másképp kér, mint ahogy eddig csináltuk, mert ami eddig jól működött az biztos ezután is működni fog úgy. Nagyon megkönnyebbültem, hogy ez a kis félreértés még az elején megtörtént, mert így később, fontosabb dolgokban mertem szólni, javaslatot tenni Dávidnak.”
 
Ha Neked is ismerős volt egyik-másik szituáció, írd le a jó vagy rossz tapasztalataidat kommentben! Mit csinálnál ugyanúgy, min változtatnál?