Az első munkahely első napja előtt
valószínűleg minden pályakezdő fejében megfordul néhány hasonló kérdés: Mit
vegyek fel? Mikor érkezzek? Mit mondjak az új kollégáknak? Vajon rögtön kapok
majd feladatokat? Mit várnak tőlem? És talán a legfontosabb: honnan fogom
tudni, hogy jól csinálom? Az egyetemről vagy egy gyakornoki pozícióból egy
teljes állásba kerülni nagy váltás lehet. Hiába van meg a diploma, a szakmai
tudás és akár némi munkatapasztalat is, egy új szervezetben rengeteg olyan
dolgot kell megtanulni, amit nem lehet egyszerűen tankönyvből elsajátítani.
Kihez forduljunk egy adott kérdéssel? Melyik kommunikációs csatornát mire
használják? Mennyire formális a csapat? Mikor kell válaszolni egy üzenetre?
Hogyan működik a visszajelzés? Mikor érdemes segítséget kérni, és mikor jobb
előbb saját magunknak utánanézni? Az első hetekben ezért nem az a legfontosabb,
hogy az ember mindenáron bebizonyítsa, mennyire sokat tud. Sokkal inkább az,
hogy megtanulja, hogyan működik az a közeg, ahova bekerült, és közben
fokozatosan kialakítsa a saját helyét benne. Pályakezdőként az első munkahely
tulajdonképpen egy újabb tanulási környezet. Csak itt már nem jegyet kapunk a
teljesítményünkre, hanem valódi feladatokon, kollégákon, határidőkön és
visszajelzéseken keresztül tanuljuk meg, mit jelent a szakmánkban dolgozni.
Az első nap már előző este elkezdődik
Az első munkanapra való felkészülés nem azt
jelenti, hogy egész éjszaka a vállalat honlapját kell böngészni, és kívülről
megtanulni az összes vezető nevét. Néhány praktikus dolog előzetes tisztázása
sok felesleges stressztől meg tud kímélni. Pontosan hová kell menni? Mikorra
várnak? Kihez kell érkezéskor fordulni? Van beléptetőkártya vagy
portaszolgálat? Milyen eszközöket biztosít a cég, és mit kell esetleg magunkkal
vinni? Ha otthonról vagy hibrid rendszerben dolgozunk, megkaptuk már a szükséges
hozzáféréseket? Ezeket érdemes még az első nap előtt tisztázni. Az útvonalat is
célszerű előre megnézni, különösen akkor, ha olyan helyre megyünk, ahol még
soha nem jártunk. Az első nap amúgy is tele lesz új információval, ezért nem
hiányzik mellé az a stressz, hogy tíz perccel a kezdés előtt még azt próbáljuk
kideríteni, hogy melyik épületbe kell bemenni. Érdemes valamivel korábban
érkezni, de nincs szükség félórás várakozásra a recepción. Az a cél, hogy
legyen némi tartalékunk, ha valami közbejön.
A cég nyilvános felületeit is érdemes
átnézni. Nem azért, hogy vállalati történész váljon belőlünk, hanem hogy legyen
egy alapvető képünk arról, mivel foglalkozik a szervezet, milyen termékeket
vagy szolgáltatásokat kínál, és nagyjából hol helyezkedik el benne a saját
csapatunk. Az öltözéknél sem kell túlgondolni a dolgot. Ha nem kaptunk külön
információt, válasszunk rendezett, az adott munkahelyhez illő ruhát. Az első
napokban pedig figyeljük meg, hogyan öltöznek a többiek. A munkahelyi kultúra
sok apró részletből áll, és az öltözködés is ezek egyike. Ha bizonytalan vagy,
érdemes formálisabban öltözni, mert az első napon túlöltözés nem kelt olyan
rossz első benyomást, mint az alulöltözés keltene egy formálisabb,
konzervatívabb közegben.
Az első napon nem baj, ha semmit nem tudsz
Az egyik legnagyobb tévedés, amit
pályakezdőként elkövethetünk, hogy azt hisszük, az első naptól kezdve úgy kell
viselkednünk, mintha már hónapok óta ott dolgoznánk. Nem fogjuk tudni, melyik
rendszerben kell rögzíteni egy feladatot. Nem fogjuk ismerni mindenki nevét.
Nem lesz világos minden rövidítés, belső kifejezés és folyamat. Lehet, hogy azt
sem tudjuk majd, melyik kérdéssel pontosan kihez kell fordulni. Ez nem kudarc,
hanem az új munkahely természetes része. Az első nap elsősorban arról szól,
hogy információt gyűjtünk. Bemutatnak minket a kollégáknak, megmutatják a
rendszereket, elmondják a feladatokat, és valószínűleg rengeteg olyan
információt hallunk, aminek a felét estére már elfelejtjük. Éppen ezért érdemes
jegyzetelni. Nem kell mindent szó szerint leírni, de hasznos lehet feljegyezni
a fontos neveket, a használt rendszereket, a belső folyamatokat, a határidőket
és azokat a feladatokat, amiket később kell elvégezni. Egy egyszerű digitális
jegyzet vagy füzet az első hetekben komoly segítséget jelenthet. A
jegyzetelésnek van még egy előnye: láthatjuk, hogy idővel mennyit tanultunk.
Ami az első napon teljesen idegennek tűnt, néhány hét múlva már természetes
lesz.
Mikor kérj segítséget, és mikor próbáld meg
egyedül?
Talán ez az első munkahely egyik
legnehezebb egyensúlya. Pályakezdőként könnyű azt gondolni, hogy a kérdezés
gyengeséget jelent. Ha túl sokat kérdezünk, attól tarthatunk, hogy
felkészületlennek tűnünk. Ha viszont túl sokáig próbálkozunk egyedül, könnyen időt
veszíthetünk, vagy rossz irányba indulhatunk. A jó stratégia általában az, hogy
először röviden megpróbáljuk önállóan feltérképezni a helyzetet. Nézzük meg,
van-e belső útmutató, korábbi példa, dokumentáció, e-mail vagy olyan kolléga
által készített anyag, amiből választ kaphatunk. Ha van rá lehetőség, keressünk
rá a belső rendszerben vagy a korábbi feladatok között! Ha néhány percnyi
ésszerű utánanézés után sincs megoldás, akkor kérdezzünk! A kérdés
megfogalmazása sokat számít. A „Nem tudom, mit kell csinálni” helyett például
sokkal informatívabb lehet azt mondani: „Megnéztem a korábbi anyagokat, és úgy
látom, hogy ennél a feladatnál ezt a folyamatot kell követni. Egy pontban
viszont bizonytalan vagyok. Jól értem, hogy itt ezt a lépést kell választani?” Ezzel
megmutatjuk, hogy nem automatikusan másra akarjuk áttenni a problémát, hanem
először megpróbáltuk megérteni.
Az is fontos, hogy ne féljünk segítséget
kérni olyan helyzetben, amikor a hiba komoly következményekkel járhat. Ha nem
világos egy határidő, egy ügyféllel kapcsolatos feladat vagy egy fontos döntés
felelőse, jobb időben tisztázni. A kérdezés ráadásul nem csak nekünk hasznos.
Egy jó kérdés sokszor megmutatja a tapasztaltabb kollégának is, hogy hol van
szükség pontosabb magyarázatra vagy jobb dokumentációra. A cél nem az, hogy
soha ne kérdezzünk. Hanem az, hogy idővel egyre jobb kérdéseket tegyünk fel, és
egyre több problémát oldjunk meg önállóan.
A kezdeményezés nem azt jelenti, hogy
azonnal mindent megváltoztatsz
Pályakezdőként valószínűleg hamar észre fogsz
venni olyan dolgokat, amiket mi másképp csinálnál. Lehet, hogy egy
adminisztrációs folyamat túl hosszúnak tűnik, egy dokumentum nehezen átlátható,
vagy szerinted egy feladatot egyszerűbb módon is meg lehetne oldani. Ilyenkor
jön a kérdés: mondjam vagy ne mondjam? A válasz általában az, hogy mondhatjuk,
csak előbb próbáljuk megérteni a hátteret. Egy új munkahelyen ugyanis könnyen
látszik értelmetlennek egy folyamat, aminek van egy olyan oka, amiről még nem
tudunk. Lehet mögötte ügyféligény, jogi követelmény, adatbiztonsági szempont
vagy egy korábbi probléma, amely miatt éppen úgy alakították ki a rendszert. Ezért
az első hetekben a kíváncsiság jobb kiindulópont, mint a kritika. Ha van egy
ötletünk, mondhatjuk például: „Még csak most ismerkedem ezzel a folyamattal, de
feltűnt, hogy ezt a lépést manuálisan végezzük. Van ennek valamilyen speciális
oka? Azért kérdezem, mert korábban találkoztam egy másik megoldással is.” Ez
nem azt üzeni, hogy mindenki más rosszul dolgozik. Azt mutatja, hogy figyelünk,
és van saját szakmai gondolatunk. A kezdeményezés sokszor egyébként sem nagy
ötlettel kezdődik. Lehet, hogy egyszerűen mi vesszük észre, hogy valami
hiányzik, elkészítünk egy első verziót, vagy felajánljuk, hogy elvégzünk egy
következő lépést. Az önállóság általában úgy épül fel, hogy először kisebb
dolgokban bizonyítjuk, hogy lehet ránk számítani, majd fokozatosan kapunk
nagyobb felelősséget.
Figyeld meg a céges kultúrát, ne próbáld
azonnal megfejteni!
Az állásinterjún a legtöbb vállalat beszél
a kultúrájáról. Együttműködés, nyitottság, fejlődés, rugalmasság, innováció –
gyakran találkozunk ezekkel a kifejezésekkel. A valódi munkahelyi kultúrát
azonban nem feltétlenül a prezentációkból fogjuk megtanulni. Sokkal inkább
abból, ahogyan az emberek egymással kommunikálnak. Mennyire formálisak az
e-mailek? Tegeződik mindenki? A vezetőt keresztnevén szólítják? A meetingeken
mindenki hozzászól, vagy inkább néhány ember beszél? Mennyire gyakoriak a
spontán beszélgetések? Van közös ebéd? Mindenki pontosan érkezik a
megbeszélésekre, vagy néhány perc késés teljesen megszokott? Ezeket az első
napokban egyszerűen figyeljük meg! A beilleszkedés nem azt jelenti, hogy
teljesen fel kell vennünk a többiek személyiségét vagy minden szokását. Nem
kell azért harsányabbnak lennünk, mert a csapat hangos, és nem kell
mesterségesen csendesnek maradnunk, ha alapvetően szeretünk beszélgetni. Inkább
azt kell megtanulni, hogy hogyan működik az adott környezet. Fontos az is, hogy
az első hetekben ne kizárólag a kollégák véleménye alapján alkossunk képet a
cégről. Biztosan lesznek, akik nagyon szeretik a munkahelyüket, és olyanok is,
akiknek vannak fenntartásaik. Mindkettő lehet valós tapasztalat, de nekünk is
időre van szükségünk ahhoz, hogy kialakítsuk a saját benyomásunkat. A céges
kultúrába való beilleszkedés ezért nem egyenlő azzal, hogy minden szokást
kritikátlanul átveszünk. Először megfigyelünk, megértünk, majd eldöntjük,
hogyan tudunk hitelesen működni az adott közegben.
Ismerkedj, még akkor is, ha egyébként
introvertált vagy!
Az első hetekben könnyű arra koncentrálni,
hogy megértsük a feladatainkat, és közben elfelejteni, hogy emberek között
dolgozunk. Pedig sokkal könnyebb lesz a későbbi munkavégzés, ha tudjuk, kihez
fordulhatunk egy-egy kérdéssel. Nem kell mindenkivel barátságot kötni. Nem kell
minden közös programon részt venni, és az sem probléma, ha valaki nem szeret
hosszú irodai beszélgetésekben részt venni. Egy egyszerű bemutatkozás azonban
sokat számít. Ha például van egy közös kávézó vagy konyha, néha érdemes ott
maradni néhány percre beszélgetni. Ha egy kolléga megkérdezi, hogy hogy telik
az első hetünk, válaszoljunk többet annál, hogy „jól”. A kapcsolatépítés nem
külön feladatként történik. Többnyire ezekből a rövid, hétköznapi helyzetekből
alakul ki. Ráadásul pályakezdőként különösen értékes lehet megismerni olyan
kollégákat, akik más területen dolgoznak. Így idővel azt is jobban megértjük,
hogyan kapcsolódik a saját munkánk a szervezet egészéhez. Lehet, hogy az első
hónapban csak néhány emberrel kerülünk közelebbi kapcsolatba. Ez teljesen elég.
A lényeg, hogy ne maradjunk teljesen elszigetelten.
Ne félj visszajelzést kérni!
Az egyik legjobb dolog, amit egy pályakezdő
tehet, hogy nem várja meg a hivatalos teljesítményértékelést a visszajelzéssel.
Néhány hét után nyugodtan megkérdezhetjük a vezetőnket: „Szeretném jól csinálni
ezt a munkát. Van valami, amin szerinted már most érdemes lenne változtatnom?” Ez
egyszerű kérdés, de nagyon sok információt adhat. Lehet, hogy azt mondják, hogy
jó irányban haladunk, csak gyorsabban kellene kommunikálnunk. Vagy éppen azt,
hogy többet kérdezzünk. Esetleg túl sok időt töltünk egy részlettel, miközben a
feladatnak van egy fontosabb része. A visszajelzés akkor igazán hasznos, ha nem
támadásként kezeljük. Az első munkahelyen ugyanis még azt is tanuljuk, hogy egy
adott szervezet mit tekint jó munkának. Az egyetemen lehetett az a cél, hogy
tökéletes dolgozatot adjunk le. A munkahelyen viszont előfordulhat, hogy a
gyors, megfelelő minőségű megoldás értékesebb, mint a tökéletes, de kétszer
annyi idő alatt elkészülő változat. Ezt nem lehet általános szabályból
megtanulni. Meg kell kérdezni.
Az első hónap végére már ne csak a
feladatokat lásd!
Az első hetek végére érdemes egy pillanatra
hátralépni, és nemcsak azt nézni, hogy mit tudunk már elvégezni. Próbáljuk megérteni
a nagyobb képet is! Mi a csapat legfontosabb célja? Kik használják vagy kapják
meg a munkánk eredményét? Melyik feladatunk kapcsolódik más kollégák
munkájához? Mi történik azzal, amit mi elkészítünk? Mik azok a dolgok,
amelyekben már önállóak vagyunk, és hol van még szükségünk segítségre? Ez a
szemlélet különbözteti meg egy idő után a pusztán feladatokat végrehajtó
munkatársat attól, aki érti is a saját szerepét. Pályakezdőként nem várható el,
hogy az első hónapban mindent átlássunk. De az már fontos előrelépés, ha nem
csak azt tudjuk, hogy „ezt nekem kell megcsinálnom”, hanem azt is, hogy „ez
azért fontos, mert utána erre épül egy másik folyamat”. A szakmai fejlődés
szempontjából ez az egyik legfontosabb váltás.
Mikor jöhetnek a saját ötletek?
Nincs olyan szabály, hogy pontosan a 30.
vagy a 60. napon lehet előállni saját ötletekkel. Ez függ a munkakörtől, a
szervezettől, a csapattól és attól is, mennyire ismerjük már a területet. A jó
pillanat általában akkor érkezik el, amikor egy problémát már nemcsak kívülről
látunk, hanem értjük is. Ha például egy hónap után azt vesszük észre, hogy egy
visszatérő feladat sok időt vesz igénybe, és már tudjuk, miért alakult így a
folyamat, akkor lehet értelme felvetni egy alternatívát. Az ötletet érdemes
javaslatként kezelni, nem kész megoldásként. „Arra gondoltam, hogy esetleg
kipróbálhatnánk ezt a módszert” sokkal jobb kezdés lehet, mint „Ezt így kellene
csinálni”. A saját ötletünk attól még lehet jó, hogy valaki más végül nem ért
vele egyet. A munkahelyen a szakmai vita természetes része a működésnek. És az
is előfordulhat, hogy egy javaslatunkat elutasítják. Ettől még érdemes figyelni
arra, hogy miért. Lehet, hogy olyan szempontot hallunk, amelyet korábban nem
ismertünk. Ez ugyanolyan értékes tanulási lehetőség, mint amikor elfogadják az
ötletünket.
Az első hetek célja nem a tökéletesség
Az új munkahely első időszaka egyszerre
lehet izgalmas és fárasztó. Rengeteg új ember, új rendszer, új szabály és új
elvárás jelenik meg egyszerre, miközben azt is próbáljuk megmutatni, hogy
komolyan vesszük a lehetőséget. Pályakezdőként azonban nem az a feladatunk,
hogy az első héten tapasztalt szakembernek tűnjünk. Az első napokon készüljünk
fel a praktikus dolgokra, figyeljünk és jegyzeteljünk! Az első hetekben
kérdezzünk, amikor szükséges, de próbáljunk előtte önállóan utánanézni!
Ismerjük meg a kollégákat és figyeljük meg a munkahelyi kultúrát! Ne akarjunk
azonnal mindent megváltoztatni, de a saját ötleteinket se tartsuk magunkban! Ha
valamiben bizonytalanok vagyunk, kérjünk visszajelzést! A legfontosabb pedig
talán az, hogy ne tekintsük az első heteket folyamatos vizsgának. Nem az
számít, hogy soha nem kérdezel-e. Nem az, hogy az első hónapban minden
feladatot hibátlanul végzel-e. És nem az sem, hogy minden kollégával azonnal
megtalálod-e a közös hangot. Sokkal fontosabb, hogy látszódjon a fejlődés, hogy
amit az első héten még meg kellett kérdezned, azt néhány hét múlva már önállóan
tudod, az hogy egyre jobban érted a folyamatokat, tudod, kitől kérhetsz
segítséget, egyre bátrabban szólalsz meg egy megbeszélésen és hogy egyre több
feladatot tudsz önállóan elvégezni.
Az első munkahely nem arról szól, hogy
rögtön kész szakemberként érkezel. Arról szól, hogy elkezded felépíteni azt a
szakmai önállóságot, amire később már valóban támaszkodhatsz. És ha az első
hetek végén még mindig vannak olyan helyzetek, amikben bizonytalan vagy, az nem
feltétlenül rossz jel. Valószínűleg egyszerűen azt jelenti, hogy még új vagy. A
kérdés inkább az, hogy egy hónap múlva ugyanazokban a helyzetekben ugyanúgy
bizonytalan leszel-e. Ha nem, akkor jó úton haladsz.
Források: www.indeed.com,
www.au.seek.com, www.coursera.org
Kérek forrása: www.pexels.com, www.unsplash.com
